Op 26 november 2021 besliste de gemeenteraad deze opdracht in de markt te plaatsen, om met een private partner via een DB-formule (design and build) een nieuwbouw te realiseren voor de bibliotheek en het Huis van het Kind op het Hendrik Heymanplein. De geschatte waarde van de opdracht bedroeg in totaal 22.000.000 EUR, inclusief btw en prijsherzieningen.
In februari 2022 werden drie kandidaten geselecteerd. Op een tussentijdse evaluatie in juni 2022 lieten twee van de drie teams verstaan dat het plafondbedrag van 22 miljoen EUR onvoldoende zou zijn en dat een aanpassing noodzakelijk was. Dit was te wijten aan de stijgende bouwmateriaal- en loonkosten, ingezet in de COVID-periode en fors versterkt door de wereldwijde energiecrisis als gevolg van de oorlog in Oekraïne, die pas was uitgebroken. Deze omstandigheden hadden een negatieve impact op de bouwsector en veroorzaakten een exploderende inflatie en een abnormale toename van grondstoffenprijzen gekoppeld aan schaarste.
Door deze onvoorziene omstandigheden moest het stadsbestuur zich beraden over de verdere voortgang van het project. Het was echter de uitdrukkelijke wens van het bestuur om het traject verder te zetten op de beoogde locatie. Het bestuur besloot daarom het bestek te actualiseren om het project binnen de beschikbare financiële middelen te kunnen realiseren.
Aangepast bestek
De actualisatie van het bestek, goedgekeurd door de gemeenteraad op 20 december 2022, omvatte twee belangrijke wijzigingen. Ten eerste werd de opdracht opgesplitst in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte, waarbij enkel het vast gedeelte binnen de huidige bestuursperiode zou worden uitgevoerd, namelijk het geïntegreerd ontwerp en het indienen van de aanvraag voor een omgevingsvergunning. Het voorwaardelijke deel zou worden overgelaten aan het volgende bestuur na de verkiezingen van oktober 2024. Ten tweede werd de limiet van 5 procent voor prijsherziening geschrapt, gezien de onhaalbaarheid ervan door de nieuwe marktomstandigheden. Door deze aanpassingen hoopte het stadsbestuur het project alsnog te kunnen realiseren. Het plafondbudget werd aangepast naar 20.900.000 EUR, exclusief indexering, en er werd een nieuwe indexatieformule toegepast.
Bouwbudget
Het geactualiseerde bestek werd op 23 januari 2023 bezorgd aan de geselecteerde inschrijvers. Ze werden daarbij uitgenodigd opnieuw een offerte in te dienen, ten laatste op 12 juni 2023. Uit overleg met de drie kandidaten blijkt evenwel dat zij het onmogelijk achten om binnen het actuele bouwbudget het bouwprogramma te verwezenlijken en de technische ambities waar te maken.
Een verhoging van het budget is voor het stadsbestuur niet aan de orde. Daarom wordt de plaatsingsprocedure voor de bouw van de nieuwe stedelijke bibliotheek en het Huis van het Kind stopgezet.
Het stadsbestuur onderzoekt nauwgezet de mogelijke volgende stappen. Daarbij wordt met alle betrokkenen zorgvuldig en grondig in overleg gegaan.