De stad verantwoord en klantgericht besturen

De middelen die we ontvangen vanuit het gemeentefonds, belastingen en andere ontvangstkanalen, gaan we nuttig en efficiënt besteden. Besparen waar mogelijk, investeren waar moet.

In 2020 ontvangt de stad 38.159.540 EUR en het OCMW 2.021.000 EUR uit het gemeentefonds. Daarnaast ontvangen we ook nog een aanvullende dotatie van 2.105.713 EUR ter vervanging van de vroegere sectorale subsidies en 3.471.497,95 EUR ter vervanging van het stedenfonds.

De toelagen aan verwante organisaties voor 2020 bedragen (in EUR):

Hierbij merken we op dat artikel 274 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeente ervoor moet zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen. Dat verloopt echter niet meer zoals vroeger via de opname van een geraamde gemeentelijke bijdrage in het meerjarenplan, maar door een tussenkomst in de financiële verplichtingen van het OCMW bij de vaststelling van de jaarrekening en de resultaatsverwerking die erin is opgenomen.

We implementeren het decreet lokaal bestuur verder, met de inkanteling van het OCMW in de stadsdiensten, rekening houdend met de financiële weerslag en het sociale en vertrouwelijke karakter eigen aan het OCMW. Het personeelsbestand van het OCMW zal met ingang van 1 januari 2020 bestaan uit het regulier personeel tewerkgesteld binnen de cluster welzijn, met uitzondering van het personeel van de afdeling opvoeding en onderwijs (dat volledig stadspersoneel wordt), aangevuld met personeel aangesteld via OCMW-tewerkstellingsprojecten. Hierdoor worden personeelsleden met een welzijnsopdracht, momenteel aangesteld door de stad, overgeheveld naar het OCMW. Personeelsleden met een ondersteunende opdracht, momenteel aangesteld door het OCMW, worden overgeheveld naar de stad.

Intussen is duidelijk dat de Vlaamse overheid de helft van de responsabiliseringsbijdrage van de lokale besturen zal financieren de komende jaren.

De stad zal de subsidies aan verenigingen indexeren met 5% vanaf 2020. Dit geldt voor alle verenigingen uit diverse sectoren (cultuur, jeugd, sport, welzijn), voor zover deze worden verstrekt op basis van een subsidiereglement.

We verminderen de aanvullende personenbelasting vanaf 2022 met 1%, van 8,5% naar 7,5%.

De andere belastingen en premies passen we ook aan in functie van het effect dat we willen beogen: minder hinder, afval, overlast en leegstand, meer duurzaamheid,…

De stad is een interessante werkgever, maar komt niet altijd zo naar buiten. Bepaalde functies raken moeilijk ingevuld. Door een slimme focus op HR-communicatie kunnen we ons wél tonen als aantrekkelijke werkgever. Om een strategie rond HR-communicatie uit te werken (Hoe willen we naar buiten komen als werkgever? Welke vooroordelen willen we wegwerken? Welke mensen willen we aantrekken?) en hiervoor concrete acties uit te werken, stellen we een extern bureau aan. Om acties te implementeren voorzien we een investeringsbudget van 30.000 EUR in 2020 en een jaarlijks werkingsbudget van 5.000 EUR vanaf 2021.

Daarnaast nemen we volgende initiatieven:

• Selectieproces optimaliseren
• Gezondheidsbeleid personeelsleden uitbouwen
• Een integriteitsbeleid uitbouwen
• Flexibele uurroosters uitrollen
• Zelfroostering implementeren voor bepaalde diensten
• Fietsleasing voor personeelsleden faciliteren
• Premies sociale dienst indexeren

Ook de interne communicatie kan beter. Een van de kanalen om dit te ondersteunen is een ‘sociaal intranet’, een laagdrempelig kanaal om kennisdeling en verbinding te stimuleren. Binnen deze omgeving vindt iedereen in een handomdraai de juiste procedure, het laatste nieuws of de juiste collega terug. Hiervoor wordt in 2020 en 2021 telkens 15.000 EUR voorzien.

We optimaliseren het organogram en de formatie, met het oog op een betere dienstverlening, een hogere realisatiegraad van investeringsprojecten en om onze aantrekkelijkheid als werkgever te verhogen. Er staan heel wat nieuwe aanwervingen op de planning (zie tekst bij de betrokken actieplannen) en de werking van bepaalde diensten wordt herbekeken.

De nieuwe stadswinkel wordt dé plaats waar inwoners terecht kunnen voor al hun vragen, waar ze kunnen rekenen op een moderne en laagdrempelige dienstverlening. De komende 2 jaar wordt dit bouwproject verder gerealiseerd.

Vervolgens zal de inrichting van de stadswinkel en het stadsarchief aangepakt worden. Alle meubilair in de publieksdelen (bv. balies) en het vast meubilair wordt door de ontwerper voorzien, andere meubels en materialen (bv. bureaus, stoelen, kasten in de backoffice) kunnen in eigen beheer aangekocht worden. Ook voor integratie van een kunstwerk wordt een budget vrijgemaakt. In totaal voorzien we een budget van 1.474.118 EUR in 2021.

Om het elan van de receptiezaal, die tegelijk ook de eetzaal is voor het personeel, te onderstrepen, zal de zaal en bijhorende keuken gepast worden ingericht. Er wordt een zithoek voorzien, statafels met hoge stoelen, een geluidsinstallatie, ingerichte keuken en toog, tuinmeubilair voor het terras,…. Hiervoor wordt een apart budget van 130.000 EUR ingeschreven.

In het kader van de mobiscan willen we het personeel aanmoedigen om met de fiets naar het werk te komen. Daarom realiseren we een bewaakte fietsenberging in de kelder, met ruime fietsenbeugels en fietsuitrusting (een fietsservicepunt, fietstassen, regenkledij,…). Hiervoor wordt een budget van 100.000 EUR vrijgemaakt.

Als de nieuwe stadhuisvleugel er staat, staan er nog een aantal andere infrastructuurwerken op de planning, zoals aanleg van het binnengebied en bijkomend sanitair in het neogotisch deel. Hiervoor wordt 297.320 EUR ingeschreven.

In het najaar van 2021 zal het vernieuwde stadhuis feestelijk geopend worden. Tijdens een groots openingsfeest kunnen onze inwoners, medewerkers, bedrijven, verenigingen,… de nieuwe locatie komen bezoeken (budget van 10.000 EUR).

De diensten die tijdens de werken tijdelijk elders zaten, kunnen dan ook terugkeren naar het stadhuis. Hiervoor moeten de nodige aanpassingswerken gebeuren aan de vleugel in de Onze-Lieve-Vrouwstraat (vb. de loketzaal opdelen in bureauruimtes). Het investeringsbudget hiervoor bedraagt 150.000 EUR.

Naast de fysieke dienstverlening, willen we volop inzetten op online dienstverlening. Om het digitaliseren van processen in goede banen te leiden, zal een business analist (A-niveau) aangeworven worden. Daarnaast wordt 75.000 EUR voorzien voor het inkopen van externe expertise in de periode 2020-2024.  

Bij de verdere uitwerking van de online dienstverlening zorgen we voor eenvoud in taal en processen en houden we het klantenperspectief voor ogen. We beseffen dat niet iedereen digitaal mee is en doen inspanningen om ook die mensen mee te krijgen in het digitale verhaal. Daarnaast onderzoeken we voor welke producten en doelgroepen een mobiele dienstverlening – op locatie van de ‘klant’ – haalbaar is. Zo starten we met het registreren van geboortes op de materniteit. Voor de inspanningen voor kansengroepen en de mobiele dienstverlening wordt een werkingsbudget van 49.500 EUR vrijgemaakt, gespreid over 2020-2025.

Daarnaast willen we kleine attenties geven aan onze burgers bij belangrijke levensmomenten, zoals bij geboortes en huwelijken. Hiervoor voorzien we jaarlijks 10.000 EUR.

Het onthaal en het publieksgedeelte van het welzijnshuis zal worden heringericht. We hebben het vergroten van de ontvangsthal voor ogen, een aanpassing van het baliemeubel, en het verhogen van het aantal spreekruimtes. Hiervoor wordt een investeringsbudget 225.000 EUR ingeschreven. We gaan ook de telefonische en digitale dienstverlening in het welzijnshuis verbeteren (binnen ICT-budget).

We breiden het team van maatschappelijk assistenten in het welzijnshuis sterk uit. In 2020 met 4 extra VTE, vanaf 2021 komen daar nog 4 VTE bij.  Kortom, 8 bijkomende VTE.

Om te weten of onze inspanningen om de dienstverlening te verbeteren lonen, gaan we de tevredenheid hierover op regelmatige basis peilen. We kunnen hierbij ‘feedback kiosken’ gebruiken (bv. smileys), maar we zullen ook grote bevragingen organiseren. Hiervoor schakelen we een enquêtebureau in (telkens 50.000 EUR in 2022 en 2024 + jaarlijks 5.500 EUR voor kleinschalige peilingen).

Om een slimme stad uit te bouwen, gaan we structureel inzetten op samenwerking met burgers, middenveld, bedrijven en kennisinstellingen. Om de doelstellingen die de stad naar voor schuift waar te maken, zoeken we systematisch de juiste partners. We willen rond bepaalde projecten en uitdagingen een soort samenwerkingsplatform opzetten om kruisbestuiving te stimuleren en te komen tot innovatieve oplossingen. Als stad nemen we onze rol als facilitator op, door bv. het organiseren van ‘ateliers Sint-Niklaas slimme stad’ om lokale actoren samen te brengen. We zetten intern in op het ontwikkelen van competenties bij onze medewerkers op het gebied van innovatie, technologie en digitalisering. We werken mee aan het ‘Smart city-speerpuntenprogramma’ van het Kenniscentrum Vlaamse steden. In 2020 wordt een budget van 25.000 EUR ingeschreven, vervolgens jaarlijks 50.000 EUR om te kunnen inspelen op opportuniteiten en voor projecten in het kader van het speerpuntenprogramma.

Om verder te groeien naar een digitale organisatie is de aankoop en implementatie van software vereist. Daarnaast moeten we ervoor zorgen dat de technische ICT-infrastructuur op niveau blijft. In totaal is voor ICT een investeringsbudget van 5.576.100 EUR ingeschreven en een werkingsbudget 15.770.468 EUR, gespreid over 2020-2025. Daarnaast stellen we een business analist aan met als doel digitaliseringsprojecten aan te pakken, samen met de diensten. Hierbij wordt de focus gelegd op projectmatig werken, analyse van processen, dienstverlening, werken met gebruikersgroepen en strategische projecten binnen het beleidskader.

Sinds eind 2018 zijn we begonnen met automatische passantentellingen, op basis van wifi-sensoren. Om met deze data aan de slag te kunnen en ze te verrijken met informatie (Van waar komen ze? Uit welke leeftijdscategorie?), gaan we samen werken met andere steden en private spelers. Deze verrijkte data helpen ons om als stad beleidsbeslissingen te objectiveren. Voor het blijven verzamelen van de data via de wifi-sensoren wordt jaarlijks 25.000 EUR voorzien, voor het verrijken van de data jaarlijks 30.000 EUR.

We gaan een coördinator (B-niveau) aanstellen die het vrijwilligerswerk intern en extern verder uitwerkt en ondersteunt (aanspreekpunt, vorming, databank, koppelen van vraag en aanbod).

We werken een missie en visie voor participatie uit en implementeren die, samen met een externe procesbegeleider. Bedoeling is om een aanpak op lange termijn rond participatie uit te rollen en verschillende projecten op mekaar af te stemmen (het Stadsgesprek, Wijk in de kijker, gebiedsgericht werken, crowdfunding, rol adviesraden,…). Ook voor deze visie- en missiebepaling gaan we op een participatieve manier te werk. Voor de visie- en missiebepaling en het uitwerken van participatie-initiatieven wordt in 2020 27.000 EUR ingeschreven, vervolgens jaarlijks 22.000 EUR.

Zoals reeds aangehaald onder beleidsdoelstelling 2 gaan we gebiedsgericht werken uitrollen, te beginnen met twee pilootprojecten/-gebieden. Er wordt een werkingsbudget ingeschreven van 10.000 EUR in 2020, vervolgens jaarlijks 15.000 EUR. In dit kader sturen we het concept van Wijk in de kijker bij. Het optimaliseren van Wijk in de kijker hangt samen met de visie- en missiebepaling voor participatie. Hiervoor wordt in 2020 10.000 EUR voorzien.  

We faciliteren crowdfunding door een veilig en betrouwbaar platform aan initiatiefnemers aan te bieden. Hiervoor zijn middelen voorzien binnen het ICT-budget.

Als logisch vervolg op ‘Baas in Sint-Niklaas’ willen we de permanente dialoog met kinderen en jongeren structureel verankeren. We experimenteren met nieuwe vormen van participatie om op regelmatige basis na te gaan waar kinderen en jongeren van wakker liggen. Hiervoor wordt jaarlijks 9.500 EUR ingeschreven.

We richten een ‘jongerencrew’ op, een soort nieuwe jeugdraad waarbij we de focus leggen op niet-georganiseerde tieners en jongeren. Met dit traject vertrekken we vanuit de thema’s die rechtstreeks invloed hebben op hun leefwereld. Met ondersteuning vanuit team jeugd wordt deze jongerencrew uitgedaagd om hun mening te geven en de stem van andere leeftijdsgenoten te capteren. We zorgen voor een jongerenbegroting waarmee jongeren zelf acties en projecten kunnen uitwerken. Om dit alles te begeleiden wordt team jeugd uitgebreid met 0,5 VTE. Voor dit initiatief wordt jaarlijks 22.250 EUR voorzien.

We willen erover waken dat kinderen en jongeren over alle beleidsdomeinen en diensten heen worden betrokken. Daarom zal team jeugd collega’s van andere diensten ondersteunen om in te zetten op participatie van kinderen en jongeren. Om hieromtrent kennis binnen te halen en het lokaal netwerk voor kind- en jeugdvriendelijke stad te versterken, wordt een jaarlijks budget van 12.500 EUR ingeschreven.

Jongeren weten te weinig wat er te doen is of gebeurt in de stad. Daarom gaan we samen met hen een communicatiemerk- en platform ontwikkelen. Met dit platform willen we jongeren informeren, hen in beeld brengen via verhalen en verbondenheid met de stad creëren. Hiervoor wordt in 2020 30.000 EUR ingeschreven, vanaf 2021 jaarlijks 15.000 EUR.